Spirit Immobilier : automatiser la gestion administrative grâce à l’IA
Spirit Immobilier traitait manuellement des centaines de factures par mois, grevant le temps des équipes. Après audit, LaFabriq a ciblé le cas d’usage le plus rentable, prototypé une IA entraînée sur des échantillons réels et validée à un seuil d’erreur strict. La solution — une API intégrée à l’ERP, un tableau de bord de pilotage et un OCR de classification/extraction — a été conçue en trois semaines. Résultat : une réduction d’environ ½ ETP sur la charge de traitement, une meilleure visibilité sur les consommations et des équipes libérées pour des missions à plus forte valeur (développement du parc, relation client).
27 avr. 2025
Le défi
Chez Spirit Immobilier, la croissance du parc et la multiplicité des prestataires généraient des centaines de factures à saisir et contrôler manuellement tous les mois. Conséquences : perte de temps, erreurs potentielles, charge opérationnelle élevée et faible visibilité consolidée.
Notre approche
Audit rapide de l’organisation et des flux (facturation, ERP, contrôles).
Sélection d’un cas d’usage prioritaire : fort ROI mais sous-optimisé.
Prototype sur données réelles (échantillons de factures) pour adapter l’IA au contexte.
Gate de qualité : tant que le taux d’erreur n’est pas au niveau requis, le prototype reste en bac à sable (au-delà de ~15 %, l’automatisation détruit la valeur).
Validation puis mise à disposition en API directement intégrée à l’ERP pour une expérience transparente côté utilisateur.
La solution livrée (3 semaines)
API d’intégration ERP : envoi/réception des factures et métadonnées, statuts de traitement, logs.
OCR + IA : lecture, classification et extraction automatisées (fournisseur, montants, TVA, dates, n° facture, etc.).
Tableau de bord de pilotage : vue temps réel sur volumes, taux de succès, rejets, délais, historiques.
Gouvernance & sécurité by design : RBAC, traçabilité, journalisation, conformité RGPD.
Programme ForgeAI Entreprise : du cadrage (Établi) au déploiement (Forge) avec KPIs intégrés.
Résultats
~½ ETP de charge de traitement économisée.
Visibilité renforcée sur les consommations et la performance fournisseurs.
Réallocation du temps vers des tâches à plus forte valeur : développement du parc, relation client.
Expérience fluide : l’IA fonctionne en arrière-plan via l’ERP ; adoption sans friction.
Ce qui change au quotidien
Avant : saisies manuelles, contrôles dispersés, retards et faible traçabilité.
Après : extraction auto, contrôles unifiés, indicateurs partagés, décisions plus rapides.
Chiffres & délais
3 semaines de conception à la mise en service.
1 API + 1 dashboard + 1 OCR intégrés à l’ERP.
Gate qualité avant mise en prod (seuil d’erreur maîtrisé).
Prochaines étapes
Extension du périmètre (nouvelles familles de factures, avoirs).
Boucles d’amélioration continue (rejets → ré-apprentissage).
Ouverture d’indicateurs côté achats/finance pour le pilotage fournisseurs.
